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24.10.18

Anlaufstellen für Gründer und Selbstständige in Köln

Lohnbuchhaltung muss kein Stolperstein sein

(Foto: Fotolia © contrastwerkstatt)

Die Gründerszene in Köln boomt. Das wirtschaftliche Einzugsgebiet der Domstadt ist riesig und bietet damit vor allem jungen Start-ups alles was sie brauchen, um so richtig durchstarten zu können. Die „Wirtschaftswoche“ verlieh Köln in einem Bericht über die deutsche Gründerszene sogar den Titel „Hidden Champion“ und bestätigt damit das was viele Gründer und Unterstützer von Start-ups schon lange wissen: Wer in Köln ein Business starten möchte, hat die Weichen auf Erfolg gestellt. 

Vor allem in Sachen Anlaufstellen und Unterstützung für Existenzgründer und junge Selbstständige hat Köln einiges zu bieten. Da sind zum Beispiel Adressen wie der Startplatz, die Gründern in Köln und Düsseldorf auf vielfältige Weise unter die Arme greifen. Das Internetportal Gründerszene berichtete außerdem über die „Kölner Factory“, dem neuen Startup-Hub Headquarters, der im Kölner Industriegebiet Marsdorf eröffnet hat und Start-ups Büroflächen zur Verfügung stellt, um ins Business einzusteigen und gleichzeitig wertvolle Kontakte knüpfen zu können.  Die Möglichkeiten, die die Stadt Köln und ihre Gründerszene für aufstrebende Unternehmer ins Leben gerufen haben, können sich  sehen lassen.

Ein Themenbereich liegt den innovativen Köpfen eines Start-ups dabei erfahrungsgemäß häufig im Magen: die Buchhaltung. Wer mit einer kreativen Geschäftsidee aufwarten kann, ist deshalb noch lange kein Kaufmann. Und damit fangen die Probleme häufig an, vor allem dann, wenn ein Start-up kein Ein-Mann-Unternehmen bleibt, sondern die ersten fähigen Mitarbeiter hinzugezogen werden. Die Lohnbuchhaltung ist ein Thema, vor dem so mancher Selbstständige zunächst zurückschreckt.


(Foto: Pixabay © blickpixel)

Lohnbuchhaltung: ein Stolperstein?
Sobald ein Selbstständiger in seinem Unternehmen Mitarbeiter anstellt, entstehen neue Aufgabenbereiche. Dabei steht die Lohnabrechnung für den oder die Mitarbeiter ganz oben auf der Liste. Zusätzlich zu den Abrechnungen muss das Unternehmen ein Jahreslohnkonto führen und die Meldepflichten gegenüber der Krankenversicherung erfüllen, die Lohnsteueranmeldungen müssen gemacht werden. Dazu gehört eine Menge kaufmännisches Know-how, das nicht jeder Gründer unbedingt mitbringt. Gerade in der ersten Zeit müssen junge Unternehmer viel Zeit investieren, um sich in die Rechtsprechung im Zusammenhang mit Arbeitnehmern zumindest in Grundzügen einzuarbeiten. Das betrifft insbesondere das Arbeits-, Lohnsteuer- sowie Sozialversicherungsrecht.

Die Aufgaben, die mit der Lohnbuchhaltung einhergehen, sind ebenso wichtig wie zeitaufwendig. Oft passieren aus Mangel an Zeit oder dem nötigen Fachwissen Fehler, wie beispielsweise bei den Meldepflichten gegenüber der Sozialversicherung. Um Ärger zu vermeiden, sollten Existenzgründer sich auf die eigenen Stärken konzentrieren und diese Aufgaben von einem erfahrenen Steuerberater erledigen lassen. Die Preise dafür sind moderat. Gründer, die ihr Start-up einer erfolgreichen und gut vernetzten Community wie dem STARTPLATZ angeschlossen haben, können auch an dieser Stelle profitieren. Neben umfangreichen Workshops zu den verschiedensten kaufmännischen und administrativen Themen werden hier auch Kontakte zu entsprechenden Fachkräften vermittelt. Vielfach gibt es auch die Möglichkeit, direkt Angebote an einem Community-Workingspace in Anspruch zu nehmen und so von erfolgreichen und wirtschaftlich rentablen Synergien zu profitieren.  Damit bleibt der Kopf frei für kreative Ideen.

Lohnbuchhaltung selbst in die Hand nehmen
Wer im eigenen Unternehmen lieber alles im Griff hat und deshalb auch die Lohnbuchhaltung selbst übernehmen möchte, ist mit einer speziellen Software gut beraten, die Unternehmer bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterstützt. Entsprechende Programme haben den großen Vorteil, dass sie stets auf einem aktuellen Stand in Sachen Wirtschafts- und Steuerrecht sind. Außerdem können viele Prozesse automatisiert werden.  Dadurch unterstützen solche Anwendungen dabei, keine Meldepflichten zu vergessen und alles korrekt abzuwickeln.

Die 5 Aufgaben im Detail:

  1. Mitarbeiter an- und abmelden
    Wenn neue Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten oder bestehende Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sind sozialversicherungsrechtliche Vorgaben zu erfüllen im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung. Dazu sind die persönlichen Daten der Arbeitnehmer erforderlich. Damit ist es möglich, die Meldungen für die Sozialabgaben zu erstellen, die Beiträge zu berechnen. Darüber hinaus brauchen Unternehmen Zugriff auf die ELStAM-Datenbank des Bundesfinanzministeriums. Dabei handelt es sich um die Datenbank mit den elektronischen Lohnsteuerkarten der Mitarbeiter. Um dort Daten abrufen zu können, müssen die Mitarbeiter des Unternehmens durch die Lohnbuchhaltung beim Unternehmen angemeldet sein. Das erfolgt mithilfe folgender Daten: Steueridentifikationsnummer, Geburtsdatum, Beginn der Beschäftigung und einer Klassifizierung.

    Um die Arbeitnehmer entsprechend bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden, sind neben den persönlichen Daten weitere Informationen erforderlich, wie etwa die Sozialversicherungsnummer, Angaben zur Art der Beschäftigung, die Staatsangehörigkeit oder in welche Beitragsgruppe der Arbeitnehmer einzuordnen ist. Darüber hinaus sind noch folgende Daten notwendig: die Betriebsnummer des Arbeitgebers und der Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle.

  2. Die Personalkosten abrechnen
    Die wohl wichtigste Aufgabe in der Lohnbuchhaltung stellt natürlich die Abrechnung für die einzelnen Mitarbeiter dar. Die Personalkosten setzen sich aus den Personalgrundkosten sowie den Personalnebenkosten zusammen. Bei den Personalgrundkosten handelt es sich um das eigentliche Gehalt oder den eigentlichen Lohn, also die Kosten, die direkt durch die Leistungserbringung entstehen. Darüber hinaus muss die Lohnbuchhaltung die Personalnebenkosten abrechnen. Diese Kosten nehmen einen bedeutenden Anteil an den Personalkosten ein und sind deshalb für die Abrechnung sehr wichtig. Personalnebenkosten entstehen in der Regel durch gesetzliche oder tarifvertragliche Erfordernisse.
    Gesetzliche Personalnebenkosten gelten für sämtliche Unternehmen, unabhängig davon, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist. Das betrifft beispielsweise den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen, die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder die Bezahlung für Urlaubszeiten und Feiertage. Überdies bestehen weitere Gesetze, die sich auf die Personalnebenkosten auswirken können, wie das Mutterschutzgesetz, das Schwerbehindertengesetz oder das Betriebsverfassungsgesetz. Letzteres betrifft nicht alle Unternehmen, hier kommt es auf die Betriebsgröße an. Dennoch muss die Lohnbuchhaltung alle relevanten Gesetze im Blick haben.

    Zu den gesetzlichen Personalnebenkosten gibt es auch tarifliche Personalnebenkosten, die sehr branchenspezifisch sind und in der Lohnbuchhaltung Berücksichtigung finden. Unternehmer sollten sich über diese Tarifregelungen, die speziell für ihre Branche gelten, informieren, um zu wissen, was hier üblich ist. Dabei geht es zum einen um Sonderzahlungen des Unternehmens, wie beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, die vermögenswirksamen Leistungen oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Außerdem sind darin auch freiwillige Personalzusatzkosten enthalten, die sehr unterschiedlich sein können, wie beispielsweise Kosten für den Betriebskindergarten, Erstattung von Umzugskosten oder die Übernahme der Kosten für Aus- und Weiterbildung oder ein Duales Studium.

  3. Meldungen während der Beschäftigung
    Während sich am Beschäftigungsverhältnis nichts verändert, fallen jeden Monat dieselben Arbeiten an. Die einbehaltene Lohnsteuer sowie den Solidaritätszuschlag muss die Lohnbuchhaltung an das zuständige Finanzamt zu melden. Die zu zahlenden Steuern muss der Arbeitgeber in einem Beitrag für alle Mitarbeiter an das Finanzamt überweisen. Die Meldungen an das Finanzamt erfolgen online mithilfe des ELSTER-Formulars. Auch die ermittelten Beiträge für die Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und eventuelle Umlagen für die Entgeltfortzahlung müssen an die Krankenkassen gemeldet werden. Auch die Sozialversicherungsbeiträge überweist der Arbeitgeber geschlossen an die verschiedenen Krankenkassen. Die weitere Verteilung der Rentenversicherungsbeiträge und der Beiträge für die Agentur für Arbeit erledigt die Krankenkasse.

  4. Meldungen zum Beschäftigungsende
    Endet ein Beschäftigungsverhältnis, muss der Arbeitgeber dies an die Bundeszentralstelle für Steuern melden. Eine entsprechende Abmeldung muss auch bei den Krankenkassen stattfinden. Wenn ein Arbeitnehmer vor Beschäftigungsende seinen restlichen Urlaub nimmt oder freigestellt wird, muss er dennoch bis zum vertraglichen Ende versichert bleiben. Auch bei einer Erkrankung des Arbeitnehmers vor Vertragsende kommt der Arbeitgeber nicht so einfach aus der Pflicht. Es besteht Lohnfortzahlungspflicht, auch wenn das Arbeitsverhältnis eigentlich schon beendet wäre. Der Arbeitnehmer bleibt für die Zeit der Entgeltfortzahlung versichert. Welche Pflichten genau mit der Entgeltfortzahlung verbunden sind, erläutert die Techniker Krankenkasse in einem informativen Artikel.

  5. Lohnbuchhaltung für den Jahresabschluss
    Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern müssen am Jahresende einen Lohnsteuerjahresausgleich in der Lohnbuchhaltung durchführen. Bei weniger als zehn Mitarbeitern kann das Unternehmen wählen, ob es diesen Ausgleich durchführt oder nicht. Dazu muss die Lohnbuchhaltung die Summe der Lohnkonten an das Finanzamt übermitteln. Mithilfe von Buchhaltungssoftware lässt sich der Jahresabschluss sehr einfach erledigen, denn die Software erstellt einfache Buchungsübersichten, mit denen Unternehmer gleich alles im Blick haben.

Das Thema Lohnbuchhaltung ist komplex und stellt vor allem für Existenzgründer, die ihren Ein-Mann-Betrieb vergrößern möchten, häufig eine Hürde dar. Die zahlreichen Anlaufstellen der Kölner Gründerszene können dabei helfen, sich das notwendige Wissen für den kaufmännischen Bereich einer Unternehmensgründung anzueignen oder wertvolle Kontakte zu vermitteln, über die ein Outsourcing einzelner Aufgabengebiete sinnvoll wird.

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